Las organizaciones en todo el mundo se están dando cuenta progresivamente de la necesidad de una seria mejora en la forma en que trabajan y, como resultado, el interés por la autogestión se ha disparado.
Mucha gente asume que la autogestión es igual a trabajar ‘sin estructura’. Yo también pensaba lo mismo cuando empezamos Corporate Rebels. Sin embargo, he aprendido que en realidad no es cierto. O, para ser más precisos, no es así como las empresas autogestionadas más exitosas ven la autogestión.
Es cierto que hay una falta de estructuras jerárquicas top-down en estas empresas. Sin embargo, no hay una falta de estructura en general. De hecho, creo firmemente que muchos equipos y empresas autogestionadas tienen mucha más estructura y claridad en lo que respecta a su forma de trabajar que las organizaciones tradicionales.
Crear un manual
Muchos equipos y organizaciones altamente innovadoras documentan su forma de trabajar a través de un manual que detalla los elementos cruciales de cómo se organiza el trabajo. El manual ayuda a crear claridad dentro del equipo y es un excelente instrumento para la bienvenida a las nuevas incorporaciones.
El manual de la empresa generalmente incluye temas como:
- Roles y responsabilidades
- Toma de decisiones
- Estructuras de reunión
- La resolución de conflictos
- Feedback
- Ritmo de trabajo
Veamos cómo las empresas autogestionadas abordan cada uno de estos temas.
Redistribuir roles y responsabilidades
Como su nombre indica, un equipo autogestionado es un equipo que se gestiona a sí mismo. Esto significa que no hay un gestor que se ocupe de las tareas gerenciales típicas, como la coordinación, la toma de decisiones, el establecimiento de estrategias, la asignación de tareas, la revisión del desempeño, etc.
Sin embargo, negar el “rol de administrador” estándar no significa que estas actividades no se realicen. En lugar de que un solo individuo realice estas actividades, las tareas antes mencionadas se distribuyen entre los distintos miembros del equipo.
Los equipos autogestionados prefieren trabajar con roles en lugar de descripciones de puestos. El trabajo se distribuye en roles, y las personas eligen los que se ajustan a sus talentos e intereses.
Si forma parte de un equipo tradicional que quiere convertirse en autogestionado, esta es una manera potente de comenzar a trabajar con estos roles:
Crea una lista de actividades: Olvídase de las típicas descripciones de trabajo. Reúna al equipo y haga una lista de todas las tareas que el equipo debe ejecutar para tener éxito (¡y no se olvide de las tareas gerenciales!).
Agrupación de actividades en roles: el segundo paso es la agrupación. Como equipo, resalte las actividades que son similares o se relacionan entre sí. Por ejemplo: publicar en las redes sociales, enviar boletines y publicar nuevas publicaciones en el blog están todos relacionados. La agrupación de tareas similares sugiere roles de manera clara. Por ejemplo, el grupo de actividades mencionado anteriormente podría convertirse en el “rol de publicación”.
Elija su rol: una vez que haya creado todos los roles requeridos para su equipo, permita que los miembros del equipo seleccionen los roles que más les atraigan. Esto es importante: no consulte las descripciones de puestos. Y no deje que nadie asigne personas a los roles. Asegúrese de que las elecciones se basen en una motivación intrínseca.
Rotar roles impopulares: Esta parte es inevitable. ¿Qué haces con los papeles que nadie quiere retomar? Bueno, aquí tiene una idea: deje de realizarlas por completo. En serio. Tírelos a la basura. Sin embargo, si realmente son cruciales, puede rotarlos entre los miembros del equipo, subcontratarlos o contratar a alguien a quien realmente le encante desempeñar ese papel.
Para saber más sobre cómo empezar a trabajar con roles, vea este artículo.
Distribuir la toma de decisiones
Una característica particularmente importante de la organización tradicional es la centralización. En muchos casos, los empleados tienen que subir en la jerarquía cuando se deben tomar decisiones importantes. Esto sugiere descaradamente que la competencia para tomar decisiones se corresponde con la posición en la jerarquía.
Las empresas autogestionadas creen que esto es una absoluta tontería. La toma de decisiones autocrática pertenece al pasado.
Estas empresas autogestionadas reemplazan la autocracia implementando procesos alternativos de toma de decisiones. En la mayoría de los casos, optan por el consenso, el consentimiento o la toma de decisiones democrática.
- La toma de decisiones por consenso trata de llegar a la decisión mejor para el conjunto, un compromiso con el que todos estén de acuerdo.
- El objetivo de la decisión por consentimiento es tomar rápidamente una decisión que sea lo suficientemente buena. Si nadie tiene una objeción motivada, la decisión se ejecutará.
- La toma de decisiones democrática es bien conocida. Un grupo vota sobre varias opciones. Un voto mayoritario decide la acción. En resumen: la mayoría gobierna.
Cada una tiene sus pros y sus contras (más en este artículo). Cada equipo autogestionado tiene que decidir por sí mismo qué proceso prefiere.
O puede hacer lo que hacen muchos pioneros: mezclarlos. Esto es lo que hemos observado a menudo dentro de los equipos autogestionados de gran éxito. Podría, por ejemplo, verse así:
- Casi todas las decisiones: consentimiento. Continúe si nadie tiene objeciones razonadas. Si no funciona, adáptese sobre la marcha. En muchos casos, es mejor pedir perdón que pedir permiso.
- Decisiones únicas y de alto impacto: consenso. Cuando las decisiones afectan a todos en un alto grado, esfuércese por lograr el consenso. Algunos ejemplos incluyen dónde alquilar un espacio de oficina, o quizás decisiones sobre grandes inversiones que influirán en la participación en las ganancias de todos.
Para saber más sobre toma de decisiones distribuida, lea este artículo.
Organizar mejores reuniones
Otra cosa que hay que ajustar cuando se convierte en un equipo autogestionado es la forma en que organiza las reuniones. Deshágase de esas reuniones frustrantes dominadas por gerentes hambrientos de poder y reemplácelas por reuniones atractivas, divertidas y altamente participativas.
Por ejemplo, podría comenzar a usar estructuras de reuniones sociocráticas, que se ven más o menos así:
- Inicio: permita que todos compartan cómo se sienten al empezar la reunión.
- Acordar la agenda: revise la agenda, agregue elementos si es necesario y dé su consentimiento a la agenda final.
- Discutir temas: Repase los diversos puntos de la agenda. Deje que el propietario de cada punto aclare si quiere (1) decidir, (2) obtener consejos o (3) informar.
- Final: Permita que los asistentes compartan cómo se sienten y cómo pueden mejorar.
Además, es mejor designar un facilitador y el secretario que realice el acta para garantizar un proceso de reunión fluido. Aprenderá que esta estructura permite mucha más acción e incluso algo de diversión. Además, serán tan eficientes que no habrá necesidad de llenar su calendario con reuniones interminables.
Resolver conflictos
Otro elemento que definitivamente querrá crear es un proceso de resolución de conflictos. Cuando estás en un equipo autodirigido, no tienes la opción infantil de preguntarle a tu jefe si puede interferir en los conflictos de tu equipo. Depende de los miembros del equipo arreglarlos ellos mismos.
Los equipos autogestionados deben crear un proceso claro para ello. Consulte el proceso de rendición de cuentas en la empresa autogestionada de procesamiento de tomate Morning Star para ver un ejemplo sólido.
Si alguna vez tiene un conflicto con alguien en el trabajo (y es probable que lo tenga en algún momento), este es el proceso para resolverlo:
- Tenga una conversación directa con la persona: cualquier persona que observe problemas de rendimiento o integridad con otro colega debe discutir el problema directamente con ese colega. Sin chismes.
- Mediador externo: si dos colegas no resuelven el problema, pueden traer un mediador. El mediador debe ser alguien de confianza por ambas partes.
- Panel de colegas: si aún no se resuelve la diferencia de opinión, entonces se hace necesario convocar un panel de colegas para escuchar a ambos lados y permanecer en la conversación hasta que se llegue a una resolución.
- Árbitro designado: si la discusión se estanca, entonces un árbitro designado participa en el debate y toma una decisión final. En algún momento, todas las disputas deben llegar a su fin.
Para mayor detalle y variaciones en el proceso, lea este artículo.
Dar mejor feedback
En las organizaciones tradicionales, el feedback generalmente toma la forma de una mísera evaluación anual del desempeño. El gerente tiene todo el poder, ya que es quien decide quién tiene un rendimiento superior y quién tiene un rendimiento inferior.
No hay espacio para un equilibrio de poder tan tóxico en los equipos autogestionados. Como resultado, los equipos autogestionados necesitan aprender a dar y recibir feedback de alta calidad. Puede ser un desafío, pero es vital para impulsar el compromiso y el rendimiento, más aún en la autogestión.
Entonces, ¿cómo se hace correctamente?
Puede comenzar dejando que las personas compartan regularmente (una vez al mes o al trimestre) lo que creen que sus colegas deben detener, comenzar o continuar haciendo para mejorar la forma en que trabajan. Es simple. Es accionable. E incluye algo que a menudo se pasa por alto: elogios por las cosas que se hacen bien.
Si bien puede parecer incómodo dar feedback directo al principio, con el tiempo aprenderá que la práctica conduce a (algún tipo de) perfección.
Más consejos sobre feedback en esta entrada.
Establecer un ritmo de trabajo fijo
Otro aspecto fundamental para que la autogestión funcione es la introducción de un ritmo de trabajo fijo. Es de gran ayuda tener una cadencia claramente definida para guiar el trabajo del equipo.
Piense en cosas de la naturaleza como las estaciones, las mareas, los amaneceres y los atardeceres: todos estos fenómenos ayudan a crear una sensación de orden y estructura en nuestras vidas, aunque sea en su mayoría de manera inconsciente. Las empresas pueden beneficiarse enormemente de un ritmo operativo fijo. Querrá incluir aspectos como el establecimiento de objetivos, sesiones de feedback, revisiones de progreso y las reuniones más importantes de su equipo.
Por ejemplo, el ritmo en un equipo autodirigido podría verse así:
- Semanalmente: Reuniones operativas para discutir el progreso, superar obstáculos y acordar compromisos
- Mensual: Sesiones para discutir cualquier tema menos operativo y para revisar el progreso en las metas estratégicas
- Trimestralmente: sesiones de feedback para ayudar a los miembros del equipo a desarrollarse y mejorar
- Anual: Reuniones anuales para intercambiar ideas, discutir y acordar la estrategia del próximo año.
Tenga en cuenta que el ritmo de trabajo puede verse ligeramente diferente en cada momento. Lo más importante es simplemente tener un ritmo de cualquier tipo. Mantiene el caos a raya y ayuda al equipo a concentrarse.
Ponerse en marcha
Ya sea que su equipo esté buscando volverse genuinamente autogestionado o simplemente esté interesado en una mejora significativa, estos elementos vitales de los equipos exitosos deberían ayudarlo a comenzar. De hecho, si hace todo esto a un alto nivel, seguramente aumentará el compromiso, la productividad y la diversión dentro de su equipo.
Este artículo fue publicado originalmente en Corporate Rebels bajo el título “How to become a self-managing team” Foto de XiaoXiao Sun
