¿Cuánto tiempo de la semana dedicas a reuniones? ¿Cuántas veces has salido de una reunión y has pensado que no ha servido para nada? ¿Cuántas veces realizas otras tareas como responder correos o preparar documentos mientras estás atendiendo a una reunión?
¿Por qué es importante la gestión de las reuniones?
Dedicamos una parte importante de la jornada laboral a las reuniones. Diversos estudios demuestran que las reuniones tienen un impacto sobre la satisfacción con el puesto de trabajo y el nivel de compromiso de los trabajadores.[1] Además, no son económicas: una reunión de una hora, en la que participa el equipo de un proyecto de 4 personas, puede costar alrededor de 150€. Si participan jefes y directivos, el coste se incrementa. Finalmente, hay que tener en cuenta el coste de oportunidad perdido al realizar una reunión: mientras estamos reunidos, no podemos dedicar tiempo a realizar otras tareas productivas.
El liderazgo de una reunión es clave para que la reunión sea efectiva. El líder de la reunión (que no necesariamente debe ser un jefe) es el principal responsable del éxito de la reunión, ya que es quien la prepara y el encargado de conducirla de forma adecuada para cumplir sus objetivos (Kello 2015).
Las reuniones son necesarias para poder trabajar en equipo, tomar decisiones o mantener informadas a las partes interesadas. El reto está en realizar reuniones que sean productivas y eficientes.
Medidas para mejorar la eficiencia de las reuniones
Para poder llevar a cabo una reunión efectiva, es necesario que quien la lidera no sólo la ejecute, sino que también la planifique, y haga un seguimiento a posteriori.
- Planificar:
- Definir los objetivos de la reunión: para que una reunión sea efectiva, es necesario tener claros qué objetivos se quieren alcanzar. ¿Se quiere informar de algo (por ejemplo, actualizar a alguien sobre el estado de un proyecto)? ¿Quiere pedirse opinión a otras áreas sobre el proyecto que estamos llevando a cabo? ¿O queremos tomar una decisión que no podemos tomar unilateralmente?
- Decidir si vale la pena hacer la reunión: lo primero que debemos hacer es preguntarnos si realizar una reunión es la forma más eficiente de alcanzar nuestro objetivo. ¿Podemos conseguirlo mediante un correo? ¿O una encuesta para recoger la opinión de distintas personas? Si el objetivo puede alcanzarse de manera efectiva mediante una herramienta asíncrona de comunicación, probablemente será más eficiente y satisfactorio para todos los involucrados, ya que permitirá que cada uno dedique el tiempo que considere necesario y en el momento más adecuado en su planificación de tareas.
- Definir cómo se llegará a los objetivos: para facilitar que se alcancen los objetivos marcados hay que decidir:
- quién debe participar: se debe intentar ajustar a los participantes a aquellos necesarios, pero sin que falte nadie imprescindible. Si falta alguien imprescindible, corremos el riesgo de tener que repetir la reunión para incorporar a esta persona
- de qué se hablará: acotar los temas de los que se desea hablar y trasladarlos a los participantes antes de la reunión. Lo que se conoce cómo establecer el orden del día
- la duración: al igual que con el número de participantes, es importante reservar tiempo suficiente para tratar todos los temas previstos, pero sin programar más tiempo del necesario, para facilitar la planificación del tiempo del resto de participantes.
- si la reunión será presencial, online o híbrida: el formato online permite ahorrar tiempo a los asistentes, especialmente si no se encuentran cerca del lugar de la reunión, pero hay que tener en cuenta que el formato presencial favorece más el diálogo y conseguir acuerdos.
- si es necesario que los participantes realicen alguna tarea antes de la reunión, sea leer un documento o cumplimentar una encuesta.
- Ejecutar
- Introducción: es importante iniciar la reunión recordando el objetivo y el orden del día. Se pueden establecer las normas que se quieren seguir durante la misma, como por ejemplo, si existen momentos reservados para preguntar o debatir, o si es necesario pedir turno de palabra para intervenir.
- Durante la reunión: es necesario gestionar el tiempo disponible. Esto implica intentar que la reunión no se atasque en un punto concreto, asegurar que hable todo el mundo que debe hablar e intentar evitar que se repita información o argumentos de forma innecesaria. Además, conviene tomar notas de los temas que se van hablando y de los acuerdos a los que se llega. En caso de que sea posible, es recomendable que quien tome nota no sea la misma persona que coordina la reunión. Actualmente, están apareciendo herramientas de inteligencia artificial que permiten tomar notas de las reuniones virtuales de forma automática.
- Concluir: antes de finalizar la reunión es aconsejable acabar haciendo un breve resumen de los temas tratados, las decisiones tomadas y los próximos pasos. Hay que identificar a los responsables de las tareas que se acuerde realizar y establecer un tiempo para llevarlas a cabo y una manera de realizar su seguimiento.
- Seguir
- Acta o notas de reunión: es necesario hacer retorno por escrito a los participantes de los temas tratados, las decisiones tomadas y los siguientes pasos. Tradicionalmente, se realizaba mediante un documento de texto, pero es importante que sea fácilmente accesible por los participantes. Existen también otras herramientas para ello, como pueden ser herramientas digitales de gestión de tareas.
- Detección de aspectos mejora: Bustinduy (2015) propone que una vez finalizada una tarea, conviene hacer un balance.[2] Esto lo podemos aplicar también a las reuniones, detectando fortalezas y debilidades de uno mismo como líder de la reunión (o incluso como asistente), y oportunidades y amenazas del entorno, para poder aprovecharlas y abordarlas cara a futuras reuniones.
Iniciativas para mejorar la efectividad de las reuniones o la satisfacción con las mismas
Últimamente he oído hablar de dos iniciativas para mejorar la efectividad de las reuniones o la satisfacción con éstas, que no quería dejar de explicar:
- Limitación de los días en los que puede haber reuniones: hay empresas que han estado tratando de eliminar las reuniones para sus empleados y empleadas durante días específicos de la semana. De esta forma se incentiva la reducción de reuniones y se facilita que los trabajadores/as puedan dedicar varias horas seguidas a realizar tareas de forma continuada sin interrupciones. Una encuesta realizada a 76 empresas que habían implementado esta medida muestra que cuando las reuniones se reducían en un 40% (dos días a la semana sin reuniones), la productividad aumentaba un 71%, la satisfacción un 52% y la comunicación un 57% . La medida también tenía notables beneficios cuando las reuniones se reducían en un 20% (un día a la semana sin reuniones).[3]
- Reuniones de pie (stand-up meetings): son reuniones cortas que se realizan de pie con el objetivo de que la incomodidad del formato permita poner el foco sólo en los aspectos relevantes para la reunión, acortando su duración. Se suele realizar de forma diaria en equipos que trabajan con metodologías ágiles. Las reuniones de pie pueden realizar las reuniones más cortas, pero no tienen un efecto sobre la calidad de las decisiones tomadas.[4] Algunos estudios muestran niveles de satisfacción dispares con este tipo de reuniones.[5]
Conclusiones
Para realizar reuniones que sean productivas y eficientes, es necesario que quien lidera la reunión la planifique, la gestione durante su ejecución, y realice un seguimiento posterior. Además, puede aumentarse la productividad del tiempo de trabajo reduciendo el número de reuniones y concentrándolas en días concretos. Poner en práctica algunos de estos consejos puede contribuir a mejorar la productividad y eficiencia de las reuniones y de la gestión del tiempo del personal, a la vez que se mejora su satisfacción con el puesto de trabajo.
Referencias
[1] Kello, J. E. (2015). The Science and Practice of Workplace Meetings. En J. A. Allen, N. Lehmann-Willenbrock, & S. G. Rogelberg (Ed.), The Cambridge Handbook of Meeting Science (p. 709-734). Cambridge University Press. https://doi.org/10.1017/CBO9781107589735.030
[2] Bustinduy, I. (2015). La gestión del tiempo. Universitat Oberta de Catalunya.
[3] Laker, B., Pereira, V., Budhwar, P., & Malik, A. (2022). The surprising impact of meeting-free days. MIT Sloan Management Review. https://sloanreview.mit.edu/article/the-surprising-impact-of-meeting-free-days/
[4] Bluedorn, A. C., Turban, D. B., & Love, M. S. (1999). The effects of stand-up and sit-down meeting formats on meeting outcomes. Journal of Applied Psychology, 84(2), 277-285. https://doi.org/10.1037/0021-9010.84.2.277
[5] Stray, V., Moe, N. B., & Bergersen, G. R. (2017). Are Daily Stand-up Meetings Valuable? A Survey of Developers in Software Teams. En H. Baumeister, H. Lichter, & M. Riebisch (Ed.), Agile Processes in Software Engineering and Extreme Programming (p. 274-281). Springer International Publishing. https://doi.org/10.1007/978-3-319-57633-6_20