Quant de temps de la setmana dediques a reunions? Quants cops has sortit d’una reunió i has pensat que no ha servit per a res? Quantes vegades realitzes altres tasques com respondre correus o preparar documents mentre estàs atenent una reunió?
Per què és important la gestió de les reunions?
Dediquem una part important de la jornada laboral a les reunions. Diversos estudis demostren que les reunions tenen un impacte sobre la satisfacció amb el lloc de treball i el nivell de compromís dels i les treballadors/es.[1] A més, no són econòmiques: una reunió d’una hora, en què participa l’equip d’un projecte de 4 persones, pot costar al voltant de 150 €. Si hi participen caps i directius, el cost s’incrementa. Finalment, cal tenir en compte el cost d’oportunitat perdut en fer una reunió: mentre estem reunits, no podem dedicar temps a fer altres tasques productives.
El lideratge d’una reunió és clau perquè la reunió sigui efectiva. El líder de la reunió (que no necessàriament ha de ser un cap) és el principal responsable de l’èxit de la reunió, ja que és qui la prepara i l’encarregat de conduir-la de forma adequada per complir els seus objectius (Kello 2015).
Les reunions són necessàries per poder treballar en equip, prendre decisions o mantenir informades les parts interessades. El repte es troba en realitzar reunions que siguin productives i eficients.
Mesures per millorar l’eficiència de les reunions
Per poder dur a terme una reunió efectiva, cal que qui la lidera no només l’executi, sinó que també la planifiqui, i en faci un seguiment a posteriori.
Planificar:
- Definir els objectius de la reunió: perquè una reunió sigui efectiva, cal tenir clars quins objectius es volen assolir. Es vol informar d’alguna cosa (per exemple, actualitzar algú sobre l’estat d’un projecte)? Es vol demanar opinió a altres àrees sobre el projecte que estem duent a terme? O volem prendre una decisió que no podem prendre unilateralment?
- Decidir si val la pena fer la reunió: el primer que hem de fer és preguntar-nos si realitzar una reunió és la manera més eficient d’assolir el nostre objectiu. Podem aconseguir-lo mitjançant un correu? O una enquesta per recollir l’opinió de diferents persones? Si l’objectiu es pot assolir de manera efectiva mitjançant una eina asíncrona de comunicació, probablement serà més eficient i satisfactori per tots els involucrats, ja que permetrà que cadascú hi dediqui el temps que consideri necessari i en el moment més adequat en la seva planificació de tasques.
- Definir com s’arribarà als objectius: per facilitar que s’assoleixin els objectius marcats cal decidir:
- qui ha de participar: s’ha d’intentar ajustar els participants a aquells necessaris, però sense que hi falti ningú imprescindible. Si hi falta algú imprescindible, correm el risc d’haver de repetir la reunió per incorporar-hi aquesta persona.
- de què es parlarà: acotar els temes dels quals es vol parlar i traslladar-los als participants abans de la reunió. El que es coneix com establir l’ordre del dia.
- la durada: igual que amb el nombre de participants, és important reservar prou temps per tractar tots els temes previstos, però sense programar més temps del necessari, per facilitar la planificació del temps de la resta de participants.
- si la reunió serà presencial, en línia o híbrida: el format en línia permet estalviar temps als assistents, especialment si no es troben a prop del lloc de la reunió, però cal tenir en compte que el format presencial afavoreix més el diàleg i l’arribada a acords.
- si és necessari que els participants facin alguna tasca abans de la reunió, sigui llegir un document o emplenar una enquesta.
Executar:
- Introducció: és important iniciar la reunió recordant-ne l’objectiu i l’ordre del dia. Es poden establir les normes que es volen seguir durant la mateixa, com per exemple, si hi ha moments reservats per preguntar o debatre, o si cal demanar torn de paraula per intervenir.
- Durant la reunió: cal gestionar el temps disponible. Això implica intentar que la reunió no s’encalli en un punt concret, assegurar que parli tothom qui ha de parlar i intentar evitar que es repeteixi informació o arguments de manera innecessària. A més, convé prendre notes dels temes que es van parlant i dels acords als quals s’arriba. En cas que sigui possible, és recomanable que qui prengui nota no sigui la mateixa persona que coordina la reunió. Actualment, estan apareixent eines d’intel·ligència artificial que permeten prendre notes de les reunions virtuals de manera automàtica.
- Concloure: abans de finalitzar la reunió és aconsellable acabar fent un breu resum dels temes tractats, les decisions preses i les pròximes passes. Cal identificar els responsables de les tasques que s’acordi realitzar i establir un temps per dur-les a terme i una manera de fer-ne el seguiment.
Seguir:
- Acta o notes de reunió: cal fer retorn per escrit als participants dels temes tractats, les decisions preses i les següents passes. Tradicionalment, es feia mitjançant un document de text, però és important que sigui fàcilment accessible pels participants. Existeixen també altres eines per fer-ho, com poden ser eines digitals de gestió de tasques.
- Detecció d’aspectes millora: Bustinduy (2015) proposa que un cop es finalitza una tasca, convé fer-ne un balanç.[2] Això ho podem aplicar també a les reunions, detectant fortaleses i debilitats d’un mateix com a líder de la reunió (o inclús com a assistent), i oportunitats i amenaces de l’entorn, per tal de poder-les aprofitar i abordar de cara a futures reunions.
Iniciatives per millorar l’efectivitat de les reunions o la satisfacció amb les mateixes
Darrerament he sentit a parlar de dues iniciatives per millorar l’efectivitat de les reunions o la satisfacció amb aquestes, que no volia deixar d’explicar:
- Limitació dels dies en què hi pot haver reunions: hi ha empreses que han estat provant d’eliminar les reunions pels seus empleats i empleades durant dies específics de la setmana. D’aquesta manera s’incentiva la reducció de reunions i es facilita que els treballadors/es puguin dedicar diverses hores seguides a realitzar tasques de forma continuada sense interrupcions. Una enquesta realitzada a 76 empreses que havien implementat aquesta mesura mostra que quan les reunions es reduïen en un 40% (dos dies a la setmana sense reunions), la productivitat augmentava un 71%, la satisfacció un 52% i la comunicació un 57%. La mesura també tenia beneficis notables quan les reunions es reduïen en un 20% (un dia a la setmana sense reunions).[3]
- Reunions a peu dret (stand-up meetings): són reunions curtes que es realitzen dret amb l’objectiu que la incomoditat del format permeti posar el focus només en els aspectes rellevants per la reunió, escurçant-ne la durada. S’acostuma a fer de forma diària en equips que treballen amb metodologies àgils. Les reunions dempeus poden fer les reunions més curtes, però no tenen un efecte sobre la qualitat de les decisions preses.[4] Alguns estudis mostren nivells de satisfacció dispars amb aquest tipus de reunions.[5]
Conclusions
Per tal de realitzar reunions que siguin productives i eficients, cal que qui lidera la reunió la planifiqui, la gestioni durant la seva execució, i en faci un seguiment posterior. A més, es pot augmentar la productivitat del temps de treball reduint el nombre de reunions i concentrant-les en dies concrets. Posar en pràctica alguns d’aquests consells pot contribuir a millorar la productivitat i l’eficiència de les reunions i de la gestió del temps del personal, a l’hora que es millora la seva satisfacció amb el lloc de treball.
Referències
[1] Kello, J. E. (2015). The Science and Practice of Workplace Meetings. En J. A. Allen, N. Lehmann-Willenbrock, & S. G. Rogelberg (Ed.), The Cambridge Handbook of Meeting Science (p. 709-734). Cambridge University Press. https://doi.org/10.1017/CBO9781107589735.030
[2] Bustinduy, I. (2015). La gestión del tiempo. Universitat Oberta de Catalunya.
[3] Laker, B., Pereira, V., Budhwar, P., & Malik, A. (2022). The surprising impact of meeting-free days. MIT Sloan Management Review. https://sloanreview.mit.edu/article/the-surprising-impact-of-meeting-free-days/
[4] Bluedorn, A. C., Turban, D. B., & Love, M. S. (1999). The effects of stand-up and sit-down meeting formats on meeting outcomes. Journal of Applied Psychology, 84(2), 277-285. https://doi.org/10.1037/0021-9010.84.2.277
[5] Stray, V., Moe, N. B., & Bergersen, G. R. (2017). Are Daily Stand-up Meetings Valuable? A Survey of Developers in Software Teams. En H. Baumeister, H. Lichter, & M. Riebisch (Ed.), Agile Processes in Software Engineering and Extreme Programming (p. 274-281). Springer International Publishing. https://doi.org/10.1007/978-3-319-57633-6_20