La gestió de projectes s’ha consolidat com una disciplina essencial per garantir l’eficiència i l’eficàcia en l’execució d’iniciatives tant en l’àmbit privat com en el públic. En l’àmbit sanitari, la gestió de projectes es pot aplicar tant a nivell macro – polítiques públiques – com a nivell meso – gestió d’organitzacions – i inclús a nivell micro – projectes pilot o innovadors aplicats en un equip determinat. Aquest article ofereix algunes eines i bones pràctiques pròpies de la gestió de projectes, que qualsevol professional pot tenir en compte a l’hora de desenvolupar un projecte.
Descripció del projecte i gestió de l’abast
La gran majoria de projectes s’inicien definint un business case. Aquest inclou, com a mínim, tres elements: 1) la necessitat, 2) la justificació del projecte i 3) l’estratègia. La definició de la necessitat inclou els requisits preliminars i els objectius del projecte, anticipant el potencial valor que el projecte pot aportar. La justificació del projecte explica per quins motius val la pena invertir a resoldre aquesta necessitat, sovint incloent una anàlisi cost-benefici o cost-efectivitat. L’estratègia és el contingut del projecte, aquelles accions que portaran a la creació de valor (PMI, 2021).
En aquest sentit, podem trobar paral·lelismes entre aquesta nomenclatura i la teoria del canvi, l’eina que utilitzem per dissenyar polítiques públiques, i que possiblement ens és més familiar. L’elaboració d’una teoria del canvi té cinc etapes: 1) iniciem identificant i involucrant les persones que participaran en l’elaboració de la teoria del canvi, 2) identifiquem el problema o l’oportunitat que motiva la política o projecte, 3) identifiquem l’impacte que volem assolir amb l’execució del projecte, 4) definim els recursos, activitats i resultats necessaris per aconseguir l’impacte desitjat i 5) descrivim com esperem que es produeixin els canvis esperats a partir del projecte dissenyat (Ivàlua, 2020). Aquesta definició del projecte és important fer-la de manera multidisciplinària i iterativa contrastant-la i millorant-la amb les aportacions dels diferents actors implicats.
D’altra banda, explicitar i consensuar l’abast del projecte amb les diferents parts implicades durant la fase de planificació facilitarà la gestió d’aquest abast durant l’execució del projecte. L’abast d’un projecte inclou els productes, serveis i resultats a lliurar, i pot estar definit des del principi, anar-se ajustant progressivament o bé concretar-se a mesura que avança el projecte. Quan el projecte i els requisits del projecte es poden definir i analitzar a l’inici del projecte, es pot utilitzar un pla de treball estructurat, que descompon jeràrquicament les tasques del projecte. En canvi, en enfocaments àgils o adaptatius, sovint fets servir quan l’abast del projecte és desconegut o incert a l’inici del projecte, es defineix una visió del projecte, així com una descripció preliminar dels requisits. Durant l’execució del projecte, l’abast es va adaptant d’acord amb els requeriments prioritzats i els recursos necessaris per desenvolupar-los (PMI, 2021).
Gestió de la comunicació
Les diferències en l’estil i les eines comunicatives existeixen entre organitzacions, però també entre àrees i entre persones d’una mateixa organització. Els projectes sovint impliquen la col·laboració de diferents àrees dintre una mateixa organització. Per altra banda, la comunicació encara és més complexa quan un projecte implica diverses organitzacions, o quan el gestor o coordinador del projecte no té una relació jeràrquica sobre la resta d’actors implicats en el projecte.
Una eina molt utilitzada per facilitar la gestió de la comunicació és la matriu RACI. Les sigles fan referència a quatre tipologies diferents de rols o responsabilitats que té cada persona en una tasca determinada: 1) Responsible (qui executa la tasca), 2) Accountable (qui supervisa la tasca i n’és el responsable últim), 3) Consulted (consultat) i 4) Informed (informat). Disposant de la matriu RACI, el responsable d’una tasca pot saber clarament a quines persones ha de consultar per dur a terme la tasca, qui és la persona que ha d’aprovar el resultat final d’aquesta, i a quines persones ha de mantenir informades del seu estat. Per il·lustrar-ho, podem pensar en una tasca com redactar un pla de prescripcions tècniques per l’adquisició de material quirúrgic. El responsable podria ser un perfil assistencial, l’aprovador el cap de servei o unitat, els consultats alguns companys d’altres especialitats i serveis jurídics, i els informats, tot el seu equip. Definir els diferents rols per cada tasca evita la difusió de les responsabilitats, però també millora l’eficiència de les comunicacions entre les parts implicades.
Tancament del projecte: valoració i documentació
A l’hora de finalitzar o tancar un projecte és important que l’equip en faci una valoració, amb l’objectiu d’identificar àrees de millora per a futurs projectes. Aquesta valoració s’ha de documentar, per facilitar que qualsevol persona de l’organització pugui consultar-lo.
Habitualment, un tancament de projecte inclou:
- Una descripció de les desviacions entre el què s’ha planificat i el què s’ha executat pel que fa al temps, cost, abast, resultats i qualitat.
- Una identificació dels problemes i les accions implementades per solucionar o millorar el problema.
- Una identificació de lliçons apreses.
Tradicionalment, l’avaluació de la gestió de projecte es mesurava en relació amb la triple restricció característica: l’adequació de l’acompliment de l’abast, del temps i dels costos previstos. Tanmateix, en els darrers anys s’ha començat a posar en evidència que l’èxit d’un projecte cal mesurar-lo en relació amb l’impacte i valor aportat als actors implicats o afectats. En un article publicat al Project Management Institute – la principal associació d’empreses relacionades amb la gestió de projectes – es defineix els projectes exitosos com aquells que aporten un valor que val la pena l’esforç i la despesa (PMI, 2024).
En aquest sentit, aquest nou enfocament de la gestió de projectes, no és pas una novetat en l’àmbit de la gestió pública, on les avaluacions d’impacte o econòmiques tenen una llarga tradició. Els impactes sovint es produeixen a mitjà-llarg termini després d’iniciar una intervenció, i es requereix un bon disseny metodològic per poder identificar els canvis que es produeixen a causa de la implementació del programa. També les avaluacions de la implementació requereixen una robustesa metodològica per poder extreure conclusions. Si bé les valoracions de tancament d’un projecte no mesuraran l’impacte de la intervenció que s’ha posat en marxa, sí que són una bona eina per a la millora contínua de la gestió de projectes i l’abordatge de projectes similars o del mateix àmbit. Per exemple, si un projecte ha patit desviacions respecte als costos esperats, analitzar perquè ha succeït permet tenir-ho en compte de cara futurs projectes semblants. La identificació de desviacions de la triple restricció, així com la valoració d’altres aspectes de la gestió de projecte (com la gestió dels riscos, els problemes o la comunicació) es pot realitzar de manera sistemàtica en cada projecte desenvolupat i ajudarà a identificar bones pràctiques i àrees de millora en la gestió d’aquests.
Conclusions
Integrar bones pràctiques i eines de la gestió de projectes en la nostra pràctica habitual de gestió no només millora la probabilitat d’èxit d’una iniciativa concreta, sinó que contribueix a l’aprenentatge organitzatiu i a la consolidació d’un model de gestió més efectiu. Definir de manera clara la teoria del canvi i l’abast del projecte, establir canals de comunicació eficients i tancar els projectes amb una valoració crítica són passos que ens poden ajudar a construir una cultura de millora contínua.
Referències
Institut Català d’Avaluació de Polítiques Públiques (Ivàlua) (2020), Eina pràctica 1.1. Com puc elaborar una Teoria del Canvi? Disponible a: https://ivalua.cat/sites/default/files/2021-09/Toolkit_Eina%201.1.%20Teoria%20del%20Canvi_Def.pdf
Project Management Institute (2024), Reframing Project Success, Disponible a: https://www.pmi.org/blog/reframing-project-success
Project Management Institute (2021). The standard for project management and a guide to the project management body of knowledge (PMBOK guide)
Foto de Octavian-Dan Craciun